Nowe obowiązki dla instytucji podlegających Ustawie AML

Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw. Podstawowym celem nowelizacji Ustawy AML, jest dostosowanie prawa krajowego do wymogów wynikających z przepisów unijnych – V Dyrektywy AML. Termin na implementację dyrektywy przez państwa członkowskie Unii Europejskiej, upłynął 10 stycznia 2020 r., co oznacza iż Polska jest znacznie opóźniona w procesie dostosowawczym.

Podczas prac nad projektem zgłoszono wiele uwag, jednak największe kontrowersje wzbudzają nowe obowiązki związane z weryfikacją danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Jaki jest zakres zmian?

Nowelizacja dotychczasowej Ustawy AML niesie ze sobą szereg zmian, których implementacja niewątpliwie wymagać będzie dużego zaangażowania ze strony instytucji obowiązanych.

Do najważniejszych zmian należą:

1.Rozszerzenie katalogu instytucji obowiązanych, czyli takich które powinny stosować przepisy Ustawy AML. Są to m.in.

• przedsiębiorcy, których działalność polega na prowadzeniu ksiąg podatkowych, sporządzaniu deklaracji, czy udzielaniu porad i opinii z zakresu ceł lub podatków,
• pośrednicy w obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami,
• przedsiębiorcy, którzy oferują przechowywanie dzieł sztuki i przedmiotów kolekcjonerskich.

2.Rozszerzenie katalogu podmiotów zobowiązanych do ujawnienia informacji o beneficjentach rzeczywistych.

• spółki partnerskie,
• europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
• spółki europejskie,
• spółdzielnie,
• spółdzielnie europejskie,
• stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego,
• fundacje.

3.Weryfikacja danych w CRBR.

Rozszerzeniu ulega zakres obowiązków związanych z weryfikacją danych w CRBR. Instytucje obowiązane powinny odnotowywać i wyjaśniać rozbieżności zidentyfikowane podczas weryfikacji danych beneficjenta rzeczywistego w CRBR. Dodatkowo wymagane jest przekazanie organowi właściwemu w sprawach Rejestru, informacji o stwierdzonych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją.

Zapis ten budzi wiele kontrowersji, gdyż zgodnie z pierwotnym zamierzeniem, CRBR miał ułatwić proces weryfikacji beneficjenta rzeczywistego. Dotychczasowe doświadczenia wskazują jednak, że dane zgromadzone w rejestrze nie są kompletne a często wręcz błędne. Niestety obowiązek wyjaśnienia rozbieżności, został przerzucony na instytucje obowiązane, co wiąże się z kosztami dostosowania narzędzi informatycznych oraz zwiększeniem zaangażowania pracowników.

4.Obowiązki beneficjentów rzeczywistych

Ustawa nakłada nowe obowiązki również na beneficjentów rzeczywistych. Zgodnie z przepisami powinni oni dostarczyć, podmiotom lub osobom dokonującym zgłoszenia do CRBR, niezbędnych informacji i dokumentów. Ustawodawca zakłada, iż działania te przyczynią się do wzrostu poziomu jakości danych gromadzonych w CRBR.

Beneficjent rzeczywisty, który nie zastosuje się do powyższych obowiązków, może otrzymać karę pieniężną do wysokości 50 tys. złotych.

5.Dodatkowe działania przy transakcjach i klientach z państw trzecich wysokiego ryzyka.

Zgodnie z nowymi wytycznymi, instytucje obowiązane będą musiały podejmować określone działania przy nawiązaniu stosunków gospodarczych lub przeprowadzaniu transakcji związanej z państwem trzecim wysokiego ryzyka. Konieczne będzie m.in. uzyskanie dodatkowych informacji o:

• kliencie i beneficjencie rzeczywistym,
• zamierzonym charakterze stosunków gospodarczych,
• źródle majątku klienta i beneficjenta rzeczywistego oraz źródle pochodzenia wartości majątkowych,
• informacje o przyczynach i okolicznościach zamierzonych lub przeprowadzonych transakcji.

Aby nawiązać lub kontynuować stosunki gospodarcze niezbędna będzie zgoda kadry kierowniczej wyższego szczebla. Wymagany jest także zaostrzony monitoring stosunków gospodarczych klienta oraz jego transakcji.

Środki bezpieczeństwa finansowego

Zmiany obejmują również podejście do stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Zgodnie z Nowelizacją, instytucje obowiązane powinny stosować środki bezpieczeństwa finansowego w stosunku do klientów z którymi utrzymują stosunki gospodarcze, w szczególności gdy:

• doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych,
• doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego,
• instytucja obowiązana była w ciągu danego roku kalendarzowego zobowiązana na podstawie przepisów prawa do skontaktowania się z klientem w celu weryfikacji informacji dotyczących beneficjentów rzeczywistych, w szczególności gdy obowiązek taki wynikał z przepisów ustawy z dnia 9 marca 2017 r. o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami.

Z powyższego zapisu wynika, iż zdecydowanie częściej powinny być stosowane środki bezpieczeństwa finansowego, względem klientów z którymi utrzymywane są stosunki gospodarcze.

Co zmiany oznaczają dla instytucji obowiązanych?

Nowelizacja Ustawy AML, zawiera szereg zmian, których wdrożenie stanowi dla instytucji obowiązanych spore wyzwanie. Szczególnie trudne zadanie mają te instytucje, które dotychczas nie musiały realizować obowiązków wynikających z Ustawy AML, jak np. biura rachunkowe. Często są to niewielkie firmy, zatrudniające kilka osób, które będą zmuszone do realizacji zadań podobnych do tych, które wykonują dzisiaj banki, np. identyfikacja i weryfikacja klienta.

Rynek powinien zaopiekować się nowymi instytucjami obowiązanymi, tak aby proces implementacji przepisów Ustawy AML, nie doprowadził do sparaliżowania prowadzonej przez nie działalności biznesowej. Wsparcie potrzebne jest zarówno ze strony regulatora (opracowanie stosownych rekomendacji), jak również ekspertów implementujących systemy AML. Nie można zapominać również o narzędziach informatycznych, które dzięki automatyzacji procesów pozwalają na odciążenie pracowników.

Jakie działania instytucje obowiązane powinny podjąć?

W pierwszym kroku instytucje obowiązane powinny ustalić, które ze zmian wymagają implementacji a następnie rozpocząć prace mające na celu dostosowanie procedur do nowych wymagań. Utrudnienia mogą wynikać z niejednoznacznych zapisów, które znalazły się w nowelizacji Ustawy AML. Przykładem może być wymieniona w Nowelizacji, transakcja okazjonalna z artefaktami kulturowymi lub przedmiotami o szczególnej wartości naukowej. Brak konkretnej definicji, powoduje iż instytucje obowiązane mogą mieć problem w zidentyfikowaniu tego typu transakcji.

Ponieważ zakres obowiązków ulega zwiększeniu, należy przewidzieć, jaki to będzie miało wpływ na organizację pracy zespołów AML-owych, które już teraz są mocno obciążone. Być może konieczne okaże się zwiększenie zatrudnienia.

Kolejnym krokiem powinna być weryfikacja używanych narzędzi informatycznych. Dobrze zaprojektowane, elastyczne narzędzie AML, powinno stanowić wsparcie podczas realizacji codziennych obowiązków, wynikających z przepisów prawa. Przykładem może być automatyzacja zadań związanych z weryfikacją danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) i identyfikacja ewentualnych rozbieżności.

Zadaniem narzędzia AML, jest porównanie danych zgromadzonych w repozytorium instytucji obowiązanej z danymi znajdującymi się w rejestrze i zidentyfikowanie tych przypadków, które wymagają interwencji ze strony pracownika. Ponieważ jednym z wymogów ustawy jest dokumentowanie przeprowadzonych analiz, narzędzie powinno zapisać wyniki automatycznej weryfikacji i wspierać dalsze prowadzenie sprawy przez pracownika.

Co grozi za niedopełnienie obowiązków?

Instytucje, które nie dostosują się do zmian wynikających z Nowelizacji, narażone są na sankcje oraz kary administracyjne. Zgodnie z Ustawą AML, karami administracyjnymi są:

1. publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów Ustawy AML;
2. nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
3. cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
4. zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
5. kara pieniężna

• w przypadku osoby fizycznej – do wysokości 20 868 500 zł
• w odniesieniu do osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej – do wysokości równowartości kwoty 5 mln euro albo 10% obrotu wykazanego we właściwym sprawozdaniu finansowym.

Od kiedy zmiany obowiązują?

Ustawa wejdzie w życie po 14 dniach od dnia jej ogłoszenia. Wyjątek stanowią przepisy dotyczące poniższych punktów, które wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy :

• rozszerzenia zakresu gromadzonych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej statystyk,
• uszczegółowienia zasad dotyczących stosowania przez instytucje obowiązane środków bezpieczeństwa finansowego,
• działań podejmowanych przez instytucje obowiązane w zakresie relacji związanych z państwami trzecimi wysokiego ryzyka,

Przepisy dotyczące m.in. mechanizmów weryfikacji danych oraz przepisy w zakresie działalności regulowanych na rzecz spółek lub trustów oraz działalności w zakresie walut wirtualnych – wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Podsumowanie

Nowelizacja Ustawy AML nie wprowadza rewolucyjnych zmian w dotychczasowym systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jak to miało miejsce w przypadku Ustawy z 1 marca 2018r.

Prace nad projektem trwały od dłuższego czasu, co pozwoliło na zapoznanie się z zakresem zmian i przygotowanie do ich wdrożenia. Nie mniej jednak z punktu widzenia nowych instytucji obowiązanych, dostosowanie się do wymogów prawnych z pewnością stanowić będzie ogromne wyzwanie.

Link do nowelizacji Ustawy AML:

http://orka.sejm.gov.pl/opinie9.nsf/nazwa/909_u/$file/909_u.pdf